Mes meilleurs trucs pour une bonne gestion de vos courriels

Je ne sais pas si je m’avance trop en disant cela, mais j’ai parfois l’impression que les courriels sont rendus le principal moyen de communication lorsqu’il est question d’échanger avec quelqu’un notamment sur le plan professionnel.

Pour ma part, je préfère de loin les courriels aux appels téléphoniques, car je peux y répondre quand j’ai le temps et cela me permet de garder une trace écrite si jamais j’ai besoin de retrouver des informations importantes. 

Toutefois, la gestion des courriels peut rapidement prendre une ampleur démesurée dans la gestion de la pratique clinique et couper du temps précieux pour d’autres tâches. Certaines de mes collègues m’ont déjà rapporté procastiner par rapport au classement de leurs courriels et aux réponses à envoyer parce qu’elles étaient tout simplement paralysées devant la charge que cela représentait.

C’est vrai que, si on laisse notre boite de courriels dégénérer, cela peu devenir un vrai casse-tête et affecter l’efficacité de nos services auprès de nos clients.

J’ai donc décidé de vous lister ici mes trucs pour une boite de courriels bien ordonnée et aussi pour vous assurer de faire vos suivis clients rapidement sans que cela ne vous prenne tout votre temps.

FAIRE DES SUIVIS RÉGULIERS

En tant que professionnel, il est important d’être disponible pour nos clients. Avec la vitesse des technologies et des communications, les gens s’attendent généralement à recevoir une réponse dans la journée lorsqu’ils communiquent avec vous.

Pour ma part, je vais voir mes courriels à tous les jours à raison de 3 ou 4 fois par jour. Cependant, je ne réponds qu’une ou deux fois par jour selon mon horaire.

Lorsque je vais voir mes courriels, c’est généralement pour les classer afin de garder ma boite de réception épurée et d’avoir une bonne vue d’ensemble de ce que j’aurai à faire (répondre, lire, faire un suivi, classer dans un dossier, etc.).

Ainsi, il se peut qu’un courriel envoyé à 17h une journée ne soit répondu qu’en fin de journée le lendemain. C’est pourquoi, dans ma signature courriel, j’ai ajouté une notice sous ma signature où je dis que je retourne mes courriels dans un délai de 24 heures, et ce, du lundi au vendredi.

Cela me permet donc de déculpabiliser si je n’ai pas répondu rapidement à un courriel. De plus, lorsque les gens reçoivent mes réponses ou mes courriels, ils savent à quoi s’attendre et ne sont pas portés à me relancer lorsqu’ils n’ont pas eu de réponse dans l’heure qui suit.

Cela me permet également de prendre le temps de bien préparer mes réponses pour ne pas avoir à répondre à la va vite et faire des erreurs, ce qui affecterait ma crédibilité en tant que professionnelle.

CLASSER SES COURRIELS

Lorsque je fais un tour dans ma boite de réception, je suis 2 règles très importantes :

1. Si je peux trouver la réponse et y répondre en moins de 2 minutes, je le fais à l’instant. C’est le cas principalement lorsque je confirme réception d’un document par exemple ou encore que je confirme un rendez-vous.

2. Si je ne peux pas y répondre en moins de 2 minutes, alors je le classe pour y revenir à un moment où j’aurai le temps de traiter le courriel. C’est le cas de la majorité de mes courriels, notamment quand les parents me demandent une question qui demande réflexion ou me demandent d’envoyer des documents que je dois aller récupérer ou encore remplir.

Lorsque j’applique cette règle, je classe mes courriels selon quatre grandes catégories :  

• À lire : J’y mets tous les courriels où je n’ai pas forcément à répondre, mais que je veux lire. C’est principalement la catégorie où je mets les infolettres auxquelles je suis abonnée et que j’aime lire. D’ailleurs, les infolettres représentent pour moi un excellent moyen de rester informée par rapport à ma profession, et ce, rapidement et facilement. J’en ai déjà parlé dans un autre article si ça vous intéresse. Cette catégorie peut également servir pour classer un article qu’une collègue m’a envoyé et que je veux lire éventuellement.

• À classer : J’y mets les courriels contenant des pièces jointes ou des informations que je devrai colliger aux dossiers de mes clients. Généralement, cela me prend plus de 2 minutes, car je dois prendre connaissance des informations envoyées pour les traiter et ensuite les mettre au dossier. J’y reviens donc plus tard lorsque je suis dans ma tenue de dossiers.

• À suivre : Dans cette catégorie, je classe principalement les courriels qui sont en attente. Ça peut être par exemple des informations de confirmation par rapport à une commande de matériel que j’ai passée ou encore par rapport à une formation à laquelle je me suis inscrite. Lorsque le matériel est reçu ou que ma formation est passée, je supprime ces courriels ou les classes dans mes factures.

• À répondre : Dans cette section, j’y mets tous les courriels auxquels je dois répondre, mais qui me demandent un temps d’élaboration et de rédaction. Ce sont souvent les longs courriels où je dois expliquer une notion à un parent relativement à une question qu’il a eue par rapport à son enfant. J’y mets aussi les courriels de collaborations avec d’autres entreprises où il y a souvent plusieurs détails à discuter et qui demandent réflexion avant de répondre.

GÉRER SES COURRIELS

Généralement, je réponds à mes courriels environ 2 fois par jour, soit le matin et le soir ou le midi et le soir selon mon horaire de la journée. Ces plages horaires sont déjà inscrites à mon agenda, ce qui fait en sorte que je m’y conforme religieusement.

Comme je classe régulièrement mes courriels, lorsque vient le temps de faire des suivis et de répondre à des courriels, je n’ai qu’à aller dans ma catégorie « À classer » pour mettre à jour les dossiers concernés et dans ma catégorie « À répondre » pour faire le suivi par rapport à une question.  

Depuis que je travaille de cette façon, le temps que je passe à gérer et à répondre à mes courriels a diminué drastiquement à mon plus grand bonheur. Également, le fait de toujours avoir une boîte de courriels vide (ou presque) fait en sorte que c’est plus facile pour moi de classer mes courriels régulièrement et de conserver cette bonne habitude. Ça fait vraiment un bien fou de voir une boite de réception vide, je vous le jure.

Petite mise en garde toutefois! Il ne suffit pas de classer vos courriels dans des catégories. Il est également important de prévoir des blocs de temps à votre horaire pour faire le tri dans ces courriels que vous avez préalablement classés. Autrement, vous n’aurez que transposé votre problème de votre boite de réception à d’autres boites…

Si vous voulez en apprendre plus pour optimiser la gestion et l’organisation de votre pratique, je vous invite à vous inscrire à la liste d’attente pour en apprendre davantage lors de l’ouverture des portes de la prochaine cohorte de ma formation Pratique Efficace.